Der Programmauftraggeber trägt die Verantwortung für das Programm und sorgt für die Bereitstellung der notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen. Er erteilt den Programmauftrag, überwacht dessen Einhaltung und unterstützt den Programmleiter. 

Der Programmleiter ergreift alle notwendigen Maßnahmen, die zur Erreichung des erfolgreichen Abschlusses des Programms notwendig sind. Er verantwortet die Programmplanung, -steuerung und -kontrolle. Darüber hinaus fungiert er zugleich als Auftraggeber der einzelnen Projekte von eJustice rlp.

Die Stabsstellen unterstützen den Programmleiter in Ihrem jeweiligen Bereich bei projektübergreifenden Aufgaben. Die Leitungen der Stabsstellen werden von dem Programmleiter im Benehmen mit dem Programmauftraggeber benannt. Derzeit verfügt eJustice rlp über drei Stabstellen:

• Programmkoordination:
  Der Programmkoordinator unterstützt den Programmleiter im operativen Geschäft. Er sorgt für die Einhaltung von Standards und Terminen. Zudem fungiert der Programmkoordinator als stellvertretender Programmleiter
  
  
• Kommunikation:
  Die Stabstelle koordiniert die Kommunikation auf Programmebene und unterstützt die externe Kommunikation mit den Beteiligten des Veränderungsprozesses. Darüber hinaus entwickelt sie akzeptanzfördernde Maßnahmen und sorgt für eine regelmäßige Information über den Stand der Entwicklungen im Programm.
  
  
• Prozesskoordination:
  Die Prozesskoordinatorin bringt die Standards zur Prozessdarstellung ein und unterstützt die einzelnen Projekte bei der Erhebung und Darstellung von Prozessen methodisch.

Die Arbeitsabläufe der Justiz sind auf die führende Papierakte ausgelegt. Um eine effiziente Einführung durchgängig elektronischer Arbeitsabläufe zu gewährleisten, bedürfen die Abläufe einer Überprüfung und Anpassung. Die Projektgruppe überprüft fachbereichsübergreifende Arbeitsabläufe, die unmittelbar mit der Einführung von eIP verknüpft und unabhängig von der Gerichtsbarkeit, des Rechtszuges oder der eingesetzten Fachverfahrenssoftware sind.

Zunächst werden die mit der eAkte einhergehenden Veränderungen der Arbeitsabläufe identifiziert und der Papierwelt gegenüber gestellt. Im nächsten Schritt erstellt die Projektgruppe einen Überblick über die sich ändernden Abläufe und beschreibt die notwendigen Qualifikationen zu deren Bewältigung. 

Die Anwendung eIP wird zukünftig das einheitliche Einstiegstor in den ergonomischen eJustice - Arbeitsplatz bilden. Alle Fachverfahren sowie die eAkte der Gerichte und Staatsanwaltschaften werden darin integriert sein. Die Projektgruppe ist zuständig für die Koordinierung des Aufbaus einer zentralen Test- und Betriebsumgebung für eIP sowie für den Aufbau des technischen und fachlichen Knowhows in den Bereichen Betrieb, Weiterentwicklung und Softwareanwendung.

Die bestehenden justiziellen Fachanwendungen werden nach und nach in eIP integriert werden. Die Projektgruppe wird alle Integrations- und Pilotierungsprojekte von eIP begleiten. Darüber hinaus liegt in diesem Projekt auch die Zuständigkeit für die Einrichtung eines elektronischen Akteneinsichtsportals in Rheinland-Pfalz.

Damit eingehende Papieroriginale nach kurzer Aufbewahrung vernichtet werden dürfen, muss im Scanprozess aufgrund gesetzlicher Vorgaben eine hierzu bestehende technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik eingehalten werden. Diese Richtlinie stellt hohe technische und organisatorische Vorgaben zur Organisation des Scanverfahrens auf. Diese hohen Anforderungen an den Scanprozess haben jedoch den Vorteil, dass Papiereingänge ersetzend digitalisiert werden können. Papieroriginale, die nicht rückgabepflichtig sind, dürfen daher nach kurzzeitiger Aufbewahrung vernichtet werden.

Auch wenn durch die verstärkte Nutzung der elektronischen Einreichungsmöglichkeiten das Scanverfahren sukzessive an Bedeutung verlieren wird, bleibt das Scannen solange fester Bestandteil im Justizalltag, bis das letzte Papierdokument eingegangen ist. Aufgabe der Projektgruppe ist daher die Konzeptionierung und Beschaffung einer Scanlösung zur Digitalisierung der papiergebundenen Eingangspost und Einführung dieser bei den Pilotgerichten.

Die Einführung der elektronischen Akte wird für die jeweils zuständige Behördenleitung eine Vielzahl an Handlungsfeldern eröffnen. Die Organisationsberatung MO:TIV wird im Rahmen dieses Projekts eine Handreichung für Behördenleitungen entwickeln, die alle notwendigen Maßnahmen zur erfolgreichen Einführung der eAkte bei einem Gericht oder einer Staatsanwaltschaft ab dem Bekanntwerden des Einführungstermins kompakt darstellt.

In die Handreichung fließen die Arbeitsergebnisse aller Projektgruppen von eJustice rlp ein. Sie wird fortlaufend weiterentwickelt werden. Auch die Erkenntnisse vorangegangener Einführungen sollen in das Dokument einfließen. Die Handreichung soll rechtzeitig zum Beginn des Regelrollouts der eAkte zur Verfügung stehen.

Die justiziellen Fachverfahren speichern bereits heute Personen- und Verfahrensdaten und stellen diese den Anwenderinnen und Anwendern in digitaler Form zur Verfügung. Durch die eAkte werden erstmals auch gesamte Akteninhalte und Dokumente, die weitreichende persönliche Daten der Beteiligten und umfassende Verfahrensdaten beinhalten, digital gespeichert und nutzbar gemacht.

Die Projektgruppe wurde beauftragt, ein IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept für den Betrieb der eAkte zu erarbeiten. Das Konzept wird dabei unter anderem die IT-Sicherheit des elektronischen Integrationsportals eIP und den technischen Betrieb der elektronischen Akte beleuchten. Darüber hinaus werden eine Risikoanalyse und konkrete Schritte zur Verbesserung der Sicherheit und des Datenschutzes erarbeitet.

Die Einführung der eAkte verändert bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften die Anforderungen an die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter grundlegend. Das Projekt hat daher den Auftrag, einen auf die besonderen Belange der jeweiligen Anwendergruppe angepassten, ergonomischen und anwenderfreundliche eJustice – Arbeitsplatz zu entwickeln. Da die elektronische Akte mobil sein und z. B. zu Ortsterminen mitgenommen werden können muss, hat die Projektgruppe auch die Aufgabe, Möglichkeiten des mobilen Einsatzes der eAkte zu erarbeiten und zur Verfügung zu stellen.

Die wohl komplexeste Aufgabe des Projektes besteht darin, alle 290 Gerichtssäle des Landes mit moderner Medientechnik auszustatten, damit die eAkte in der Verhandlung mindestens die gleichen Möglichkeiten bietet wie bisher die Papierakte.

Um den Arbeitsalltag auch im Zeitalter der Digitalisierung noch erfolgreich meistern zu können, ist der sichere Umgang mit der IT am Arbeitsplatz unerlässlich. Der unterschiedliche Kenntnisstand und die heterogenen Anforderungen der jeweiligen Anwendergruppen erfordern ein ganzheitliches Qualifizierungskonzept.

Kernaufgabe der Projektgruppe ist die Ausarbeitung eines umfassenden Schulungsplans, der sich inhaltlich am tatsächlichen Schulungsbedarf und zeitlich an der Einführungsplanung orientieren wird. Dabei werden auch die Belange des in Ausbildung befindlichen Personals Berücksichtigung finden. Insbesondere die Organisation der praktischen Ausbildung unter der eAkte steht insoweit im Vordergrund.

Zum 1. Januar 2018 treten im eRV weitgehende rechtliche Änderungen in Kraft. Neben dem EGVP werden weitere Eingangskanäle wie De-Mail oder das besondere Behördenpostfach (beBPo) in den eRV eingebunden. Darüber hinaus ist die Anwaltschaft ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, das bereits allen Anwälten zur Verfügung stehende besondere Anwaltspostfach (beA) regelmäßig auf elektronische Eingänge zu überprüfen.

Dies wird voraussichtlich zu sukzessiv steigenden Eingangszahlen führen. Die Projektgruppe wird daher die ab 1. Januar 2018 anstehenden Änderungen aus rechtlicher und tatsächlicher Sicht analysieren und die Anpassungsbedarfe der Kommunikationsprozesse für die Zwischenzeit bis zur Einführung der eAkte aufzeigen.

Die Einführung durchgängig elektronischer Geschäftsprozesse stellt die Justiz und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur vor große und unbekannte Herausforderungen. Die Digitalisierung bietet vielmehr auch eine Reihe von Chancen für die Justiz und individuelle Vorteile für alle Berufsgruppen.

Diese Vorteile sollen durch regelmäßige, transparente Information und Kommunikation sowie Beteiligungsmöglichkeiten nachvollziehbar vermittelt werden. Die Projektgruppe will dieses Ziel durch die Konzeptionierung von zielgruppen-orientierten Maßnahmen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Geschäftsbereiche und Einstiegsämter erreichen. Bestehende Erwartungen und Befürchtungen im Hinblick auf den anstehenden Umbruch sollen dabei mit aufgenommen werden. Darüber hinaus soll den Behördenleitungen ein „Werkzeugkasten“ verschiedener Maßnahmen zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie in die Lage versetzt werden, ein zielführendes Akzeptanzmanagement in ihrer Behörde durchzuführen.

Im Juli 2018 hat der Bundesgesetzgeber den rechtlichen Rahmen geschaffen, um die eAkte auch in Verfahren nach der Strafprozessordnung einzuführen. Der Bereich des Strafverfahrens ist in Bezug auf die Digitalisierung wegen seiner hohen Anforderungen an Datensicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit der eingesetzten Systeme, seiner vielen Beteiligten mit unterschiedlich ausgestalteten Verfahrensrechten sowie unterschiedlichsten technischen Systemen (Gerichte, Staatsanwaltschaften, Polizeidienststellen, Steuer- und Zollbehörden, Bußgeldstellen etc.) ein sehr komplexer Bereich.

Zahlreiche teilweise noch nicht abschließend geklärter Rechtsfragen gepaart mit einem strengen Revisionsrecht und daraus resultierenden möglicherweise gravierenden Folgen bei Verfahrensfehlern stellt die Einführung der eAkte in Strafsachen vor anspruchsvolle Hürden. Die mit Expertinnen und Experten aus allen Bereichen der Strafjustiz besetzte Projektgruppe hat das Ziel, Lösungen zu erarbeiten, um eine eStrafakte (und eOWi-Akte) zu schaffen, die diesen Herausforderungen gerecht wird.

Im Bereich der Serviceeinheiten fallen in der Übergangsphase bis zur vollelektronischen Bearbeitung im Zusammenhang mit der Neuanlage von Akten sowie durch die parallele Arbeitsweise zwischen Papierakten und eAkten bereits kurz nach der Umstellung zusätzliche Arbeitsschritte (Metadatenerfassung, Kategorisieren etc.) an. Da die Bundesregierung seit dem 1. Januar 2018 für die Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs zuständig ist und bislang darauf verzichtet, verbindliche Vorgaben für die Aufgliederung und Benamung von Dokumenten zu machen, stellt sich diese Problematik nicht nur bei Papiereingängen, sondern auch bei originär elektronischen Eingängen (PDF-Konvolute trennen und die Einzeldateien benamen).

Rheinland-Pfalz prüft daher zunächst auf dem Markt verfügbare kognitive Systeme auf ihre Praxistauglichkeit zur weitgehend automatisierten Kategorisierung, Dokumenttrennung und Metadatenerfassung. Eine positive Teststellung vorausgesetzt soll eine entsprechende Lösung bei einigen eAkte-Gerichten pilotiert und im Echtbetrieb erprobt werden.